[Polymedis] Le dossier patient, une combinaison de logiciels au service de la qualité des soins à la Clinique Saint Luc Bouge

Cet article, publié dans le magazine Healthcare Executive du mois de septembre 2009, retrace au travers de plusieurs témoignages les différentes étapes de l’informatisation du dossier infirmier et des projets associés tels que l’informatisation du circuit du médicament. Chaque chapitre représentera succinctement l’historique ainsi que la vision de chaque acteur face à sa pratique ou son domaine.
Dès à présent, nous pouvons affirmer que de la réflexion sur le projet du dossier infirmier informatisé à la concrétisation de la prescription médicale informatisée, l’outil est devenu un catalyseur d’une démarche pluridisciplinaire et multi-métier.

Comme le décrit la directrice du département infirmier, l’aventure informatique au sein du département trouve ses origines en 1990. Après une analyse de 16 ans menée avec une société informatique et plusieurs hôpitaux, la direction du département infirmier décide de remettre en question le développement du dossier infirmier informatisé, voyant que le cahier des charges initial n’était plus respecté.
En 2007, après 8 mois d’investigation et un avis unanime de la commission informatique, elle s’associe à la société Polymedis en collaboration avec deux autres institutions de soins (Clinique et Maternité Sainte Elisabeth de Namur et le Réseau Hospitalier Médecine Sociale dans le Hainaut). En effet, l’outil développé par Polymedis présente toutes les fonctionnalités et caractéristiques attendues d’un dossier infirmier respectant les règles de bonne pratique en la matière, et permet également de réaliser des audits des données utiles pour le suivi de développement de l’outil et la gestion du département infirmier, mais encore une extraction exhaustive du DI-RHM.

Bilan

Le bilan à ce jour est exemplaire ; toutes les unités de soins sont informatisées au niveau du dossier infirmier et trois unités de soins utilisent la prescription médicamenteuse.
Pour l’avenir, la vision que nous avons par rapport à l’aspect métier est :

  • au niveau infirmier : une meilleure documentation de l’information, un langage commun, une maximisation de la qualité et de la structure du recueil des données permettant au personnel soignant une transmission adéquate des données, une utilisation de plans de soins individualisés, une approche structurée et chiffrée des soins, une utilisation d’alertes pour l’appel de fonctions particulières suivant le profil du patient ou pour éviter la non-transmission d’éléments cliniques importants ;
  • au niveau médical : un accès rapide à toutes les données des soins planifiés et donnés en on-line, un accès rapide à des tableaux de bord simulant le tour des patients, une possibilité de prescrire des soins, des examens médico-techniques de leur bureau, des consultations, du bloc opératoire et du domicile ;
  • au niveau de la recherche de bonnes pratiques : une meilleure efficience entre soins médicaux et infirmiers permettant une optimalisation du traitement du patient, une utilisation à bon escient d’une base de connaissances infirmières dans l’utilisation de procédures telles que les itinéraires cliniques et dans l’automatisation des ordres médicaux permanents, procédures et protocoles de soins ;
  • au niveau de l’organisation du travail : une meilleure attribution des ressources humaines en adéquation avec la charge de travail basée sur les qualifications du personnel.

D’ores et déjà, nous pouvons dire que la réussite de ce projet a été basée sur un cahier des charges clair, un partenariat avec une société informatique répondant rapidement aux sollicitations des utilisateurs en termes de résolution des problèmes mais aussi à la concrétisation d’objectifs novateurs sur un monitorage de l’équipe de direction, et enfin sur l’enthousiasme le professionnalisme des différentes équipes de soins.
Cependant, comme mentionné dans le chapitre précédent, l’enthousiasme des équipes doit être au rendez-vous. Comme le signale une infirmière chef d’unité en chirurgie orthopédique :
« Après plus d’un an d’utilisation du dossier infirmier informatisé, le personnel de l’unité a pris son rythme de croisière. Les réticents sont devenus adeptes et les meneurs experts. Il est évident que l’informatique reste un outil et que toute la démarche intellectuelle en soins reste du ressort du soignant. Bic ou clavier, papier ou écran, compléter un dossier est une des fonctions de notre métier. Le logiciel évolue selon nos besoins. Un suivi est assuré pour s’approprier les nouveautés que ce soit lors de réunions spécifiques, lors de réunions de service, de formations ou d’accompagnements plus individualisés. Les plans de soins prennent place au coeur du programme. Alors que les urgences et plusieurs unités de médecine utilisent la prescription médicale informatisée, nous l’attendons, en chirurgie orthopédique, avec beaucoup d’impatience.
Aujourd’hui, il est impensable de revenir en arrière... »

Comme avancé par les acteurs précédents, la prescription médicale informatisée s’installe d’unité en unité depuis le mois de mai. D’après le pharmacien en chef, nous devrions atteindre notre objectif à la fin de cette année 2009, à savoir l’intégration de la prescription électronique dans toutes les unités d’hospitalisation de la clinique Saint-Luc. Les principaux facteurs qui ont permis cette réalisation sont la confiance et les moyens délivrés par notre nouveau directeur, l’existence d’un dossier infirmier poussé et adapté par un noyau de professionnels très compétents, une réactivité de la société informatique ainsi que la motivation du pharmacien hospitalier. La prescription est avant toute chose un trio d’acteurs professionnels. En 2 ans à peine, l’équipe de Polymedis a appris et intégré les actions du pharmacien hospitalier qui joue un rôle central autour du médicament. Le référent du corps médical et l’équipe des soins infirmiers ont attendu la paramétrisation pharmaceutique pour démarrer l’exploitation du produit.

La paramétrisation

Il s’agit de garantir la disponibilité des spécialités pharmaceutiques du formulaire de l’hôpital conjointement aux directives du Comité Médico-Pharmaceutique et du Groupe de Gestion des Antibiotiques. Un ensemble d’outils guide le prescripteur pour lui faciliter sa mission :

  • les kits sont des mélanges de médicaments avec leurs différents volumes possibles ;
  • les modèles généraux correspondant à des médicaments seuls ou associés tiennent compte des débits horaires et de situations cliniques particulières ;
  • les listes rapides contiennent des raccourcis directs et sont rangées par groupe médical ou par thème ;
  • une proposition de la substitution est systématiquement appliquée pour les spécialités belges qui ne font pas partie du formulaire thérapeutique.

L’ensemble des utilisateurs dispose de toutes les bonnes règles d’usage, des modes de conservation et des recommandations pour l’administration par le personnel infirmier. Un jeu de couleurs facilite le travail du clinicien lors de la prescription. Enfin, chaque spécialité est prescriptible par voie spécifique et par unité pratique. Les données de la documentation d’Erasme (Liévin) de l’équipe du Dr Van Gossum (Administration par sonde entérale) sont intégrées pour chaque médicament.

Interfaçage et Archivage

L’exportation de tous les médicaments administrés est automatisée et est double : d’une part, la création d’un ordonnancier sur un disque dur, propriété unique de la Pharmacie (dans l’officine) et d’autre part la création de fichiers pour la facturation sur le serveur de la pharmacie au travers de l’application Medsoc (localisée à l’informatique). Ceux-ci ne sont intégrés dans le système de gestion qu’après avoir passé l’épreuve de nombreux contrôles. Toutes ces importations restent sous la maîtrise du pharmacien hospitalier ; les consommations de cette étape sont imputées au médecin responsable du patient afin qu’il garde une vue évolutive des dépenses financières de son service dans le rapport annuel. Il s’agit également de veiller à ce que le travail de paramétrage entraîne un juste arrondi pour la facturation à l’INAMI.

Ressources humaines et fonctionnement

Le travail de paramétrage, la mise en production des modèles généraux et des kits, les concertations permanentes tant avec les acteurs de l’étage qu’avec les développeurs en ligne et les travaux d’importation nécessitent notamment la disponibilité totale d’un pharmacien. Il est essentiel de collaborer lors des rencontres hebdomadaires avec les équipes médicales, administratives autour d’un coordinateur référent et d’un responsable du service informatique. Il faut aussi gérer collégialement les priorités avec Polymedis. La participation aux rencontres de formation et la disponibilité d’un manuel complètent les actions à mener.

Les avantages de la prescription

Aujourd’hui, notre outil est basé sur une technologie « terminal client serveur » avec un système câblé. Le partage des données du formulaire hospitalier, la possibilité de substitution en ligne, la garantie de la signature médicale, l’utilisation de la dernière information médicale avant l’administration, la standardisation de la prescription en collaboration avec le chef de service médical, la responsabilisation de tous les acteurs grâce à la traçabilité du système, l’exportation automatique, la communication par courrier électronique et la suppression du papier sont les premiers bénéfices de notre initiative. Tous ces éléments contribuent à garantir à nos patients l’administration la plus sûre possible du médicament conformément à la législation en vigueur.
Cependant, il est fondamental de ne pas perdre de vue également une importante motivation médicale contribuant à la réussite du projet. Ainsi pour le médecin chef de service de médecine interne, la conception générale du logiciel est facile, pratique et fiable au niveau de la saisie de la prescription médicale. Il y a une bonne administration effective des médicaments prescrits et un bon suivi de ce qui a été administré. On observe un gain global en qualité par rapport à la prescription papier.

Perspectives

Au-delà de toutes ces réalisations d’autres projets sont en cours tels que l’informatisation des urgences et la prescription des examens de laboratoire prévue pour le premier semestre 2010.


Auteurs :
Mme Angeline Pirard, Directrice du Département Infirmier
Mme Carole Moureaux, Infirmière-chef, unité de chirurgie orthopédique
Dr Philippe Maldague, Chef de Service de Médecine Interne
M. Philippe Goulard, Pharmacien Chef

Avec la supervision de :
M. Paul d’Otreppe, Directeur Général
M. Adrien Dufour, Adjoint à la Direction du Département Infirmier

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