[Polymedis] Un dossier patient informatisé pour fédérer les acteurs de soins de santé

L'implémentation du dossier patient informatisé de Polymedis au sein de l'hôpital Sankt-Nikolaus d'Eupen est un projet ambitieux qui allie une stratégie de coopération et de gestion entre les nombreux services hospitaliers spécialisés offerts par l'institution, et une stratégie de services aux patients, en collaboration avec les autres acteurs de soins tels que les médecins généralistes ou les prestataires paramédicaux. Tant l'ampleur que la cohérence du projet supposent une intégration, une interopérabilité et une ergonomie parfaites de la suite logicielle, de façon à ce qu'elle soutienne efficacement la coordination des services médicaux, techniques et administratifs intra muros et facilite l'implication des acteurs extra muros. Pour comprendre les différents enjeux qui sous-tendent cette entreprise majeure, Healthcare Executive a interviewé Mr Danny Havenith (Directeur général), le Dr Guido Klinkenberg (Médecin chef) et le Dr Michel Legrand (chargé de l'implémentation du projet).

Afin de saisir la stratégie sous-jacente à l'introduction du dossier patient informatisé, il faut avoir une vue globale de l'institution, de ses missions et de sa zone d'activité. «Sankt-Nikolaus, explique Mr Havenith, le directeur général de l'institution, est un hôpital régional de 200 lits dont la mission de base est d'assurer les soins de santé en langue allemande, avec une patientèle constituée de 60% de germanophones et de 40% de francophones. Concrètement, notre équipe de collaborateurs (médecins, infirmières, assistantes psychosociales) est bilingue, voire trilingue. Nous avions donc besoin d'une solution informatique spécifique pour le dossier patient. Il y a 2 ans nous avons décidé - le conseil médical, l'équipe infirmière et l'administration - d'implanter un dossier patient qui soit composé d'un dossier infirmier et d'un dossier médical avec, comme condition sine qua non, qu'il produise une relation fiable à l'inventairisation de toutes les données RCM. Pour ce faire, nous avons fait appel à une société externe pour développer un cahier des charges et lancer un appel d'offres. C'est ainsi que nous avons fait la connaissance de la société Polymedis, dont les solutions présentaient l'avantage de jumeler les différents aspects que nous souhaitions voir pris en charge. La solution complète du dossier patient informatisé (H+Med, H+Nurse, H+Drug, H+Result, H+Score) s'implémentait alors dans 2 autres institutions, aussi avons-nous phasé le projet en 2 étapes: 1) l'achat du dossier infirmier, son introduction et la mise en place des phases préparatoire; puis 2) sur base de l'expérience positive de ces institutions, l'acquisition du dossier médical (H+Med).»

Un dossier patient informatisé composé d'un dossier médical et d'un dossier infirmier avec une relation fiable à l'inventairisation des données RCM.

Il faut voir, insiste Mr Havenith, que «bien que notre institution soit petite, notre souci est de proposer une offre de services de soins de santé en langue allemande aussi vaste que possible. Aussi disposonsnous d'une offre de disciplines gigantesque (cardiologie, gériatrie, endoscopie, endocrinologie, néphrologie, ORL, oncologie, orthopédie, maternité, pédiatrie, chirurgie, sans compter les services médico-techniques ou encore la physiothérapie): les programmes informatiques doivent soutenir cette diversité, car nous ne pouvons nous permettre d'acquérir un module pour chaque service. Avec la suite logicielle de Polymedis, nous n'avions pas cette contrainte.»

A cet égard, souligne le Dr Klinkenberg, le directeur médical de l'hôpital, «les tentatives antérieures d'informatisation étaient ponctuelles et spécialisées. Nous avions différents systèmes, situés dans différents services, et dont les dossiers ne communiquaient pas. Ils n'étaient donc pas utilisables à l'échelle de l'hôpital, ne répondaient pas aux besoins de l'institution en tant que telle ni même aux aspects légaux du dossier informatisé. Une informatisation radicale, de grande ampleur, de l'institution et non plus des services, s'imposait donc pour avoir toute l'efficience requise».

«Afin de motiver les médecins à s'impliquer dans cette entreprise majeure, précise Mr Havenith, l'hôpital a pris l'intégralité des investissements en charge, mais nous encourageons également ces derniers à utiliser les mêmes logiciels dans leur cabinet privé. Nous mettons d'ailleurs nos services à disposition pour l'achat de pc, de softwares, de même que nous autorisons la connexion au réseau».

«Le but, ajoute le Dr Klinkenberg, est que la formule devienne incontournable, de sorte que les médecins généralistes s'y connectent également, ce qui ne devrait pas poser de problème dès lors que le dossier patient est fonctionnel et facile à maîtriser. Dans une région rurale comme la nôtre, il importe de fédérer les différents acteurs de soins autour du patient, aussi comptons-nous rendre accessible une partie du dossier patient informatisé aux services psycho-sociaux ainsi qu'au personnel paramédical (kinésithérapeutes, logopèdes), ce qui est possible via H+Nurse. La prise en charge des patients en sera meilleure».

Le partage du dossier patient informatisé pour gagner en efficience communicationnelle et en efficience de gestion via les différents modules liés au RCM (H+Med) et fédérer les prestataires de soins (H+Nurse).

«En interne, note le Dr Legrand, responsable du projet, le partage du dossier médical (H+Med) permet de gagner en efficience communicationnelle dans les services et entre eux: les médecins sont heureux de disposer de toutes les informations dans une seule suite logicielle. On gagne aussi en efficience sur le plan de la gestion, en particulier pour le remplissage du RCM. Le logiciel offre des feedbacks rapides qui permettent aux médecins de réagir promptement, par exemple avec les modules qui évaluent la valeur des scores et des durées de séjour ou encore via le système d'alertes disponible dans la dernière version du logiciel qui signale un code ICD 'suspect'. De la même manière, le dossier infirmier facilite le suivi des patients, qu'il s'agisse des déplacements ou transferts inter-services ou plus simplement de l'administration des médicaments. La transparence des processus se fait via des modules très visuels, intuitifs, pédagogiques.»

Importante économiquement, cette fédération des métiers autour du dossier patient informatisé, l'est aussi pour l'implication de tous à la vie de l'institution. «La discipline, l'esprit de communauté, l'implication autour de ce projet sont exemplaires dans l'institution», affirme Mr Havenith. L'hôpital Sankt-Nikolaus a consenti de gros efforts pour accompagner le personnel dans le changement: «Le Dr Legrand a été engagé part-time pour implémenter le projet avec les médecins et les infirmières; nous avons libéré une personne à temps plein pour les aspects relatifs à l'opérationnel et à la formation, et dégagé un mi-temps informaticien pour gérer le hardware/ software».

L'implémentation du dossier patient informatisé de Polymedis est prévue sur une durée d'un peu plus d'un an. Elle a débuté, explique le Dr Legrand, «par la chirurgie et le bloc opératoire et le médico-technique (avant l'été), pour se poursuivre avec tous les services cliniques (opérationnels pour le 15 décembre) et s'achever avec les services paramédicaux (en janvier/février 2012). Pour l'accompagner au mieux, le personnel est formé on the job, dans les services et les stations afin de lever l'appréhension liée à l'introduction des logiciels et d'insérer ceux-ci immédiatement dans la pratique quotidienne ». «C'est d'autant plus important, précise le Dr Klinkenberg, que nous constatons un déficit à la formation des infirmiers et des médecins: les fournisseurs de l'information, des données RCM notamment, n'y ont jamais été formés durant leurs études. De ce point de vue, la convivialité et la maniabilité de la suite logicielle ont été des arguments déterminants ».

Pour pallier ce déficit de formation et dans la lignée de sa stratégie d'implication de tous les acteurs régionaux de la santé autour du patient, intra et extra muros, l'hôpital Sankt-Nikolaus mettra à disposition de l'Ecole d'Infirmières d'Eupen l'installation test de H+Nurse, avec données anonymisées. Une manière de fédérer, autour du dossier patient informatisé de l'hôpital, les dynamismes futurs de la région germanophone!


Auteur :
Article paru dans la revue Healthcare Executive - Juin-Juillet 2011

Avec la participation de :
Mr. Danny Havenith, Directeur général de l'hôpital Sankt-Nikolaus d'Eupen
Dr. Guido Klinkenberg, Médecin chef de l'hôpital Sankt-Nikolaus d'Eupen
Dr. Michel Legrand, chargé de l'implémentation du dossier patient informatisé.